Comment organiser son événement professionnel en extérieur ?

Comment organiser son événement professionnel en extérieur ?

Les événements en extérieur sont confrontés à une foule de problèmes qui leur sont propres, depuis les autorisations jusqu’à la préparation aux intempéries. Une bonne planification va vous permettre de garantir le succès de votre événement et de satisfaire non seulement votre client, mais aussi vos participants. Avec l’arrivée du temps chaud, de plus en plus d’événements en extérieur sont prévus. Ces événements peuvent être magnifiques, mais soyez prévenus : les événements en plein air sont parfois beaucoup plus difficiles à organiser que les événements en salle.

Voici quelques facteurs importants dont vous devrez tenir compte si vous organisez votre événement professionnel en extérieur.

 

Assurez-vous qu’il y a un lieu approprié (et obtenez les autorisations nécessaires)

Une fois que vous êtes certain que votre événement peut se dérouler à l’extérieur, vous devez trouver un lieu approprié signale leblogdub2b.fr. Votre ville doit disposer de nombreux parcs et salles de concert en plein air que vous pouvez utiliser. Tout comme pour une installation intérieure, travaillez avec la direction du site et évaluez la capacité, les équipements et les activités que chaque installation extérieure peut gérer correctement.

Une fois que vous avez choisi votre lieu, vous devez vous procurer les autorisations nécessaires. Si vous ne le faites pas, vous risquez fort de voir votre événement professionnel interrompu.

Faites attention à la météo et ayez un plan de secours

Comme votre événement se déroule à l’extérieur, il est absolument essentiel de prévoir les intempéries et de surveiller les bulletins météorologiques à l’approche du jour de l’événement. Déterminez bien à l’avance votre stratégie « jour de pluie » : pouvez-vous facilement déplacer votre événement à l’intérieur, des pavillons portables vous permettront-ils d’assurer une couverture suffisante, des tentes seront-elles installées par temps de pluie ou de soleil, reporterez-vous ou annulerez-vous votre événement. Les réponses à ces questions éclaireront de nombreuses autres décisions de planification.

N’oubliez pas votre équipement

Ce n’est pas parce que vous dirigez des activités en plein air que vous n’avez pas besoin d’équipement. C’est un peu plus compliqué, mais il est probable que vous ayez quand même besoin d’éclairage, de sonorisation, d’autres appareils électroniques et peut-être même d’un accès Wi-Fi. Votre établissement dispose peut-être d’un générateur portable ou vous pourriez investir dans un tel équipement.

Conseil : les rallonges, le ruban adhésif canard et les cordons de synchronisation sont les meilleurs amis des organisateurs d’événements en extérieur. Gardez les chemins à l’esprit lorsque vous posez des câbles et faites attention aux centrales électriques.

Veillez au confort de vos invités

Parfois, vous pouvez organiser un événement en plein air dans une installation spécialement conçue pour une telle occasion. Si c’est le cas, c’est génial. L’un des aspects les plus difficiles de votre travail est de vous en occuper ! Sinon, eh bien… vous avez un peu de travail devant vous.

Vous devez vous occuper des équipements tels que les sièges et les tables, l’éclairage (si c’est une soirée) et, surtout, les toilettes extérieures et les installations sanitaires. Pensez à la possibilité d’avoir de l’ombre naturelle ou des ventilateurs électriques. Vous devrez également veiller à maintenir un approvisionnement régulier en eau potable et en nourriture. Ces informations ne vous viendront peut-être pas à l’esprit, mais il est utile de vérifier l’état de la lutte contre les nuisibles dans la région. Demandez à un exterminateur de pulvériser la zone. Gardez à portée de main des boîtes de répulsif à odeur légère (comme l’aloès) et incorporez des bougies décoratives à la citronnelle.

Un autre conseil : des lingettes et du désinfectant pour les mains, de la crème solaire et des insecticides, des couvertures légères et une trousse de premiers secours peuvent s’avérer utiles.

 

Conclusion

L’organisation d’un événement professionnel en extérieur peut être une expérience très agréable et enrichissante. Bien que la charge de travail soit plus importante ce que la plupart des participants ne le pensent. Pensez surtout à prendre des dispositions pour que les conditions extérieures ne se fassent pas trop ressentir.